Pièces jointes
Vous pouvez renseigner les pièces à joindre à votre dossier de télétransmission au moyen de ce bouton.
Vous le retrouvez dans la barre d'outils contextuelle des tableaux de liasses (vues).
Vous pouvez accéder aux pièces jointes de votre liasse depuis la barre d'accès rapide présente dans les onglets rattachés à vos liasses (rubriques d'édition, formulaires, pièces jointes ...)
Vous pouvez également y accéder en cliquant sur l'état Pièces jointes manquantes de votre liasse.
Un tableau des pièces jointes de votre liasse s'affiche dans un onglet refermable, appartenant au même groupe d'onglets que votre liasse.
La colonne Contexte du tableau vous permet d'identifier si chaque pièce jointe se rapporte à la liasse ou bien à l'un de ses dirigeants (la plupart des dirigeants mentionnés doivent fournir chacun un justificatif d'identité, une déclaration de non-condamnation ...).
Les pièces jointes dont le contenu de la colonne du même nom est vide et affiché sur fond rouge sont obligatoires, elles doivent être renseignées en sélectionnant un fichier présent sur votre poste de travail, ou bien au moyen de la liste déroulante située dans la même colonne (cette liste n'est disponible que si vous avez déjà renseigné des pièces jointes pour votre liasse).
Les autres pièces jointes sont optionnelles et sont renseignées de la même façon que les pièces jointes obligatoires.
Lorsque la pièce jointe n'est pas un formulaire Les formulaires sont des documents au format PDF, parmi lesquels figurent les formulaires automatiques (formulaire principal, intercalaires) générés à partir du contenu de vos liasses.
Elle vous permet, par exemple en cas d'erreur, d'intervertir les fichiers de 2 ou plusieurs pièces jointes, déjà téléchargés sur la plateforme mais assignés aux pièces jointes de façon erronée (par exemple, un justificatif d'identité téléchargé par mégarde dans une pièce jointe correspondant aux statuts de la société).
Lorsque la pièce jointe est un formulaire automatique, cette liste vous permet de sélectionner pour la télétransmission la version du formulaire automatiquement générée par la plateforme ou bien, si elles existent, l'une ou l'autre des versions épinglées de ce formulaire automatique.
Si votre pièce jointe n'a pas encore été téléchargée sur la plateforme, utilisez ce bouton.
Situé dans la barre d'outils contextuelle du tableau, il vous permet de sélectionner un fichier sur votre poste à télécharger et associer à la pièce jointe correspondante.
Vous pouvez sélectionner ainsi plusieurs fichiers pour différentes pièces jointes, puis enregistrer vos modifications au moyen du bouton correspondant présent dans la barre d'outils du tableau.
Vous pouvez ajouter des documents aux formats PDF, BMP, EPS, GIF, JPEG, PNG, TIFF (page unique) ou WMF.
Une fois téléchargé sur la plateforme, le document au format PDF créé à partir de votre fichier sera affecté à la pièce jointe correspondante (c'est dans ce format en particulier que la plateforme gère vos pièces jointes).
Vous pouvez supprimer une pièce jointe au moyen de ce bouton, sauf en reprise suite à un rejet de votre liasse par le greffe : dans ce cas, vous ne pouvez que modifier ou ajouter des pièces jointes à votre liasse.
Afin de télétransmettre une liasse contenant des dirigeants TNS, vous devez impérativement renseigner la case à cocher Demande d'affiliation au régime TNS dans l'onglet Dirigeant puis renseigner les rubriques TNS pour les dirigeants concernés.
Dans les tableaux de pièces jointes de vos liasses de modifications, l'outil Télécharger un modèle de procuration vous permet d'accéder à un modèle de procuration du mandataire (signataire de la liasse) donnée à E‑DECLARATION, pré-rempli à partir des informations de votre compte.
Pour les liasses de modifications signées par le représentant légal, une procuration de ce dernier donnée à E‑DECLARATION doit être fournie en pièce jointe.
L'icône de vos formulaires épinglés passe du rouge au vert lorsque vous les sélectionnez comme pièces jointes.
Si vous souhaitez télétransmettre une version épinglée de vos formulaires automatiques, veillez à bien vérifier les informations que vous avez modifiées directement dans le formulaire épinglé : ces informations ne seront pas validées par la plateforme.
Depuis la version 3.2, vous pouvez effectuer des recherches sur les pièces jointes de vos liasses, basées sur leurs libellés et descriptifs.
Les pièces jointes de certaines de vos liasses téléchargées sur la plateforme depuis plus d'un an sont automatiquement supprimées.
Cette fonctionnalité ne concerne que les liasses dans les états Erreurs et Pièces jointes manquantes, ainsi que les liasses télétransmises.
Glisser-déposer
Lorsque votre navigateur (récent) le permet, vous pouvez glisser-déposer vos fichiers de pièces jointes dans le tableau des pièces jointes de vos liasses.
Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les fichiers (les répertoires glissés et déposés sont ignorés) et lorsque votre liasse n'est pas en cours de télétransmission (à moins de désactiver la protection de données).
Un message vous informe le cas échéant de la disponibilité de la fonctionnalité de glisser-déposer dans votre navigateur.
Une fois vos fichiers glissés depuis l'explorateur de fichiers de votre système d'exploitation (Windows, Mac OS ou Linux) et déposés dans le tableau des pièces jointes, le dialogue suivant apparaît et vous permet d'associer chacun des fichiers déposés à une pièces jointe.
Comme dans le tableau des pièces jointes de votre liasse, celles obligatoires et manquantes sont affichées sur fond rouge dans la liste déroulante.
Dans cette dernière, vous obtenez des informations sur le contexte de chaque pièce jointe au survol de la souris.
Les pièces jointes déjà renseignées sont précédées de cette icône dans la liste déroulante.
Une fois que vous avez associé les fichiers aux pièces jointes de votre choix, un bouton vous permet d'enregistrer vos modifications et de revenir au tableau des pièces jointes de votre liasse.
Justificatifs
Introduits dans la version 3.0, il s'agit de pièces jointes spécifiques que vous pouvez renseigner dans les propriétés de votre compte et qui sont automatiquement jointes lors de la télétransmission de vos liasses, sans que vous ayez à les renseigner pour chaque télétransmission.
Lorsque ces pièces jointes sont obligatoires dans le cadre de la télétransmission de certaines de vos liasses, si elles ne sont pas renseignées dans vos justificatifs, elles sont alors exigées dans les pièces jointes de ces liasses.
Lorsque ces pièces jointes sont optionnelles, elles ne sont transmises aux greffes qu'une fois renseignées dans vos justificatifs.
Parmi vos justificatifs figurent le justificatif d'identité et l'extrait RCS du mandataire, ainsi que la procuration donnée à E‑DECLARATION pour vos liasses de modifications.
Le justificatif d'identité et l'extrait RCS du mandataire sont obligatoires pour la télétransmission de vos liasses de modifications dont le signataire est le mandataire ayant procuration.
La procuration donnée à E‑DECLARATION est obligatoire pour la télétransmission de toutes vos liasses de modifications.
Si le mandataire ayant procuration n'est pas signataire de votre liasse de modification à télétransmettre, une pièce jointe obligatoire de procuration donnée à E‑DECLARATION et devant être signée par le représentant légal vous est demandée dans les pièces jointes de votre liasse (même si vous avez renseigné le justificatif correspondant, qui est ignoré dans ce cas).
Pour les liasses M0, le justificatif d'identité et l'extrait RCS du mandataire sont optionnels, la procuration donnée à E‑DECLARATION n'est pas nécessaire dans ce cas.
Vous ne pouvez pas modifier vos justificatifs si l'une de vos liasses se trouve dans l'un des états suivants : règlement, en attente de confirmation du règlement, en cours de télétransmission, erreur d'envoi.
Recommandations
Nous vous invitons à suivre les recommandations suivantes concernant les pièces jointes
Les informations TNS doivent être renseignées dans la liasse.
Vous ne pouvez pas télétransmettre ces informations en renseignant simplement, par exemple, une pièce jointe optionnelle avec le volet TNS que vous auriez au préalable téléchargé sur votre poste.
Veillez à bien respecter les libellés des pièces jointes que vous renseignez.
Par exemple ne pas renseigner dans la pièce jointe destinée aux statuts une pièce justifiant de l'occupation des locaux du siège.
Évitez également de concaténer plusieurs pièces jointes en une seule, en particulier lorsqu'elles apparaissent distinctement dans la liste des pièces jointes de votre liasse (par exemple, statuts et certificat de dépôt des fonds).
N'oubliez pas de passer en revue vos données, formulaires et bien vérifier vos pièces jointes avant de télétransmettre vos liasses.
Le respect de ces recommandations vous permettra d'éviter un rejet du greffe (et des frais de reprise) lors du traitement de vos formalités.