Protection des données
Vous pouvez protéger par un mot de passe vos liasses Une liasse (de type M0, G0, M2, M3, G3 ou M4) contient les données que vous avez saisies dans les différentes rubriques d'édition afin de réaliser votre formalité, les formulaires automatiques (formulaire principal, intercalaires) et les annonces légales générés à partir de ce contenu. Les formulaires sont des documents au format PDF, parmi lesquels figurent les formulaires automatiques (formulaire principal, intercalaires) générés à partir du contenu de vos liasses.
Dans les tableaux de liasses et de formulaires de votre espace de travail, vos éléments protégés apparaissent accompagnés d'un cadenas.
Dans notre exemple, le cadenas apparaît fermé ce qui signifie que l'élément protégé est verrouillé dans votre espace de travail : vous devez saisir le mot de passe de protection pour y accéder.
Une fois saisi le mot de passe de protection, vous aurez accès à l'élément protégé (sans avoir à saisir de nouveau son mot de passe) pendant une durée correspondant à celle d'expiration de votre session de travail (à compter de chaque consultation).
Cet accès reste disponible même si vous changez de session de travail, pourvu que vous accédiez à la plateforme depuis le même espace de travail.
Si vous vous connectez à votre compte une fois cette durée expirée ou bien depuis un autre espace de travail, le verrou du cadenas apparaît de nouveau fermé, vous informant que vous devez de nouveau saisir son mot de passe pour y accéder.
Les éléments protégés et verrouillés ne peuvent pas être sélectionnés pour être supprimés, renommés, copiés ou déplacés (dossiers) ... et en particulier pour en supprimer la protection : seul un élément déverrouillé dans votre espace de travail peut être déprotégé.
Une liasse protégée soumet également l'accès à ses différentes données aux mêmes règles : formulaires, dirigeants, personnes physiques et morales, adresses ...
En particulier, dans les tableaux de liasses, si vous tentez d'accéder à l'un des formulaires (dynamiques) d'une liasse protégée non déverrouillée dans votre espace de travail, l'onglet de sécurité vous demandant le mot de passe de protection de liasse apparaît au même titre que si vous aviez ouvert cette dernière.
Cette règle ne s'applique pas aux formulaires épinglés, dont la protection est indépendante des liasses desquelles ils sont issus.
Dans l'onglet de saisie du mot de passe de protection d'un élément protégé, plusieurs options vous sont proposées :
l'option Enregistrer le mot de passe dans votre espace de travail vous permet de sauvegarder votre mot de passe pour de futures opérations liées à la protection des données : ouverture ou suppression de protection d'éléments protégés, protection d'éléments non protégés.
l'option Supprimer la protection de l'élément vous permet de supprimer cette protection après saisi du mot de passe.
si vous avez oublié le mot de passe de protection, cliquez sur le bouton Mot de passe oublié
Vous recevrez à l'adresse électronique paramétrée dans votre compte un mail contenant un lien qui vous permettra de supprimer la protection de l'élément.
Protection des éléments
Les tableaux de liasses et de formulaires sont équipés d'un outil de protection vous permettant de gérer la protection des éléments que vous avez au préalable sélectionnés dans le tableau.
Après avoir cliqué sur ce bouton, un panneau latéral coulissant vous invite à saisir et confirmer un mot de passe pour protéger les éléments sélectionnés.
Une fois le mot de passe saisi et confirmé, cliquez sur Valider pour valider la protection.
Vous pouvez supprimer la protection d'un ou plusieurs éléments en utilisant le même outil.
Vous pouvez enregistrer votre mot de passe dans votre espace de travail en cliquant sur Valider et enregistrer le mot de passe dans votre espace de travail.
Cette action a pour effet de protéger les éléments sélectionnés et de sauvegarder votre mot de passe pour de futures opérations liées à la protection des données : ouverture ou suppression de protection d'éléments protégés, protection d'éléments non protégés.
Lorsque vous effectuerez l'une ou l'autre de ces opérations après avoir sauvegardé votre mot de passe, une option Valider en utilisant le mot de passe sauvegardé dans votre espace de travail, présente dans les panneaux coulissants de protection des données, vous permettra de l'utiliser sans avoir à le ressaisir.
Si vous choisissez cette option, le mot de passe enregistré n'est accessible que pour votre espace de travail.
Protection de votre compte
Si vous utilisez les fonctionnalités de protection par mot de passe des liasses et des formulaires, nous vous encourageons à sélectionner l'option Le compte est protégé dans les paramètres de votre compte.
Cette option, disponible une fois votre adresse électronique validée, interdit toute modification des informations de votre compte sans avoir au préalable validé un lien envoyé par voie électronique à l'adresse de votre compte.
Une fois le lien validé, la protection de votre compte sera supprimée et vous pourrez de nouveau modifier ses informations.
En particulier, elle peut interdire à toute personne se connectant sous votre compte d'avoir accès aux liasses et formulaires protégés en demandant la suppression de la protection par voie de mail, après avoir modifié l'adresse mail de votre compte.
Ainsi, si tous les utilisateurs se connectant à la plateforme sous votre compte n'ont pas accès à son adresse électronique, celle-ci vous permettra de filtrer les demandes de suppression de protection des liasses et formulaires, ainsi que celles du compte lui-même.